Hi Marlene, du bist bei uns als Senior Consultant Business Intelligence tätig und führst unter anderem auch Trainings bei unseren Kunden durch. Heute gibst du uns einen Einblick in dein letztes Training, welches durch das Corona-Virus kurzfristig umgeplant werden musste. Bevor wir zu den Herausforderungen und deinen Erfahrungen sowie Ratschlägen kommen, gib uns doch gerne zunächst einen Überblick über deine Aufgabe.

Hallo Caro, das mache ich gerne. Ich habe im April 2020 ein dreiwöchiges Training für einen Kunden gehalten. Ein neuer Mitarbeiter im dortigen internen SAP BW-Team sollte möglichst schnell und umfassend auf seine neuen Aufgaben vorbereitet und auch in die ABAP-Programmierung im SAP BW-Umfeld eingeführt werden. Eigentlich nichts Ungewöhnliches – man sitzt gemeinsam beim Kunden, erläutert zunächst grundlegende Konzepte und erklärt Modellierungsobjekte. Anschließend kann das praktische Doing von den Teilnehmern anhand von Übungen in unseren Windhoff-Schulungssystemen erlernt und gefestigt werden.

Zu Beginn der Planungen sah alles nach einem ganz normalen Ablauf aus. Ich habe individuell für den Kunden Schulungsunterlagen zusammengestellt und bei meinen Windhoff-Kollegen einen Teilnehmerzugang für das Schulungssystem mit passendem Releasestand angefragt. Dann tauchte auf einmal das Corona-Virus mit den damit verbundenen Einschränkungen und Ungewissheiten auf…

Es ist für dich bestimmt nicht das erste Mal, dass du kurzfristig etwas umplanen musstest. Ich kann mir jedoch gut vorstellen, dass auf beiden Seiten eine Ungewissheit herrschte und die Herausforderung größer war als sonst… Wie hast du reagiert?

Ich habe schnellstmöglich die Rahmenbedingungen bei uns und beim Kunden neu geklärt. Da ich bereits zuvor als freiberufliche IT-Trainerin und auch als Hochschuldozentin Schulungen und Vorlesungen ganz oder (meistens) teilweise virtuell gehalten hatte, haben wir dem Kunden vorgeschlagen, die Schulung komplett remote abzuhalten. Insbesondere mit kleinen Teilnehmerzahlen (In diesem Training war es überwiegend ein Teilnehmer, für einige Themen sind punktuell zwei weitere Teilnehmer dazugekommen) lässt sich das nach meiner Erfahrung gut umsetzen.

Von einem Training vor Ort zum virtuellen Training. Welche neuen Herausforderungen kamen auf dich zu und wie würdest du diese lösen?

Bei größeren Gruppen kann es schnell passieren, dass bei einzelnen Teilnehmern die Aufmerksamkeit verloren geht – eben weil kein Trainer im Raum ist, der bei Bedarf durch direkte Ansprache den Fokus auf die Schulung wieder herstellen kann. Auch die Betreuung praktischer Übungen ist in einer Remote-Umgebung mit größeren Gruppen schwieriger. Es entstehen bei der Suche und Behebung individueller Fehler Wartezeiten, die ggf. länger erscheinen als in einer Klassenraumsituation. Synergieeffekte – „ah, den Fehler hatten wir eben bereits, lassen Sie sich das kurz von Ihrem Kollegen erläutern, ich prüfe in der Zeit schon mal die nächste Frage“ – fallen weg.

Diese Erfahrung hat sich auch durch meine in diesem Semester laufende Vorlesung zur Einführung in EDV-Anwendungssysteme am Beispiel SAP ERP mit 17 Teilnehmern bestätigt. Auch diese musste in diesem Semester spontan komplett virtuell stattfinden. Genau wie in der Präsenzvorlesung vor einem Jahr habe ich auch hier wieder mit praktischen Fallstudien im SAP ERP-System gearbeitet – der Betreuungsaufwand hierfür war aber erheblich größer und zeitintensiver als wenn zumindest Teile der Übungen im Klassenraum mit direkter Rückkopplung durchgeführt werden können.

Daher würde ich bei virtuellen Trainings mit Gruppen von mehr als drei Teilnehmern empfehlen, sich im Vorfeld sehr genau zu überlegen, wie die Teilnehmer bei der Stange gehalten werden und wie praktische Aufgaben effektiv und ohne längere Wartezeiten unterstützt werden können.

Das klingt nach einem wertvollen Ratschlag. Wie hast du das in deinem Training konkret umgesetzt?

Ich habe täglich mit dem/den Teilnehmern eine Videokonferenz durchgeführt. Den Ton haben wir parallel über eine Telefonkonferenz abgebildet, so hatten wir eine bessere Tonqualität und nahezu keine Störungen. Ohne ein gutes Headset für alle Beteiligten funktioniert eine Remote-Schulung natürlich nicht. Das ist für mich die zentrale Voraussetzung.

Der/die Teilnehmer hatten spätestens zu Beginn eines Schulungstages die Materialen für den jeweiligen Tag vorliegen: Ein Skript zu den Inhalten sowie die Anweisungen für die Übungsaufgaben. Generell ist es von Vorteil, wenn auch die Teilnehmer zwei Monitore zur Verfügung haben – einen für die Videokonferenz und einen, auf dem sie sich das Skript parallel anzeigen lassen können. Das ist aber keine zwingende Voraussetzung.

Wir sind dann immer zunächst die Theorie durchgegangen – z. B. welche Modellierungsobjekte gibt es in SAP BW – und haben zu vielen Objekten direkt im Anschluss kleine praktische Übungen auf unserem Windhoff-Schulungssystem durchgeführt – z. B. InfoObjekte anlegen und beladen. Die Teilnehmer konnten sich über eine Remotedesktop-Verbindung auf einem Windhoff-Server anmelden, von wo aus sie dann auf Windhoff-Systeme – SAP BW, den BEx Query Designer und Analysis for Office – zugreifen konnten. Das ist eine sehr komfortable Lösung, da die Teilnehmer im Vorfeld des Trainings nichts installieren müssen. Sie müssen lediglich testen und gewährleisten, dass die Remotedesktop-Verbindung funktioniert. Vielen Dank an dieser Stelle nochmal an die Windhoff-Kollegen, die die Infrastruktur so flexibel und reibungslos zur Verfügung gestellt haben!

Als Trainerin konnte ich sowohl einzelne Schritte im System demonstrieren als auch die Durchführung der Übungen durch den Teilnehmer verfolgen. Einige Male habe ich dann auch die Steuerung des Bildschirms des Teilnehmers übernommen, um schnell weiterzuhelfen, wenn es gehakt hat. Das hat – mit meistens einem Teilnehmer – genauso gut funktioniert wie in einer Präsenzsituation.

Gab es für dich eine neue Erkenntnis bei der Durchführung des virtuellen Trainings?

Ja, ich habe die Intensität eines (meistens) 1:1-Trainings unterschätzt. Es war sowohl für mich als Trainerin als auch für den Teilnehmer eine herausfordernde Zeit, unsere Köpfe haben am späten Nachmittag ordentlich geraucht. Man sollte bei einem virtuellen Training berücksichtigen, dass kleine Auflockerungen wie Kaffeepausen mit Smalltalk, bei denen sich der Kopf auch mal kurz erholen kann, erstmal wegfallen. Wir haben in weniger Zeit mehr Inhalt als geplant durchgenommen, so dass ich nebenbei auch noch ein paar zusätzliche Inhalte erarbeitet habe.

Wie würdest du dem das nächste Mal entgegenwirken?

Ein Acht-Stunden-Tag ist für ein so intensives Remote-Training sicher zu lang. Am Ende der Woche merkt man, wie auf beiden Seiten Erschöpfung einsetzt. Das Gelernte will ja auch verdaut werden. Bei der Planung von virtuellen Trainings mit einer 1:1-Situation oder sehr wenigen Teilnehmern sollte dem Rechnung getragen werden. Statt fünf Tagen sind sicher auch Blöcke von drei oder vier Tagen leichter verdaulich. Ein Start in den Tag mit 20 – 30 Minuten Wiederholung der Inhalte vom Vortag festigen das Gelernte und erleichtern den Einstieg in den nächsten Tag. Neben einer Mittagspause von 45 – 60 Minuten (30 Minuten sind zu kurz!) sollten spätestens alle 90 Minuten 10 – 15 Minuten Pause eingeplant werden. Mit Kaffee holen und ggf. kurzen Abstimmungen des Teilnehmers mit Vorgesetzten oder Kollegen sind die schnell vorbei. Die Schulungsinhalte sollten so strukturiert sein, dass nicht mehrere längere Theorieblöcke aufeinander folgen, sondern sich mit Blöcken, die auch praktische Aufgaben am System enthalten, abwechseln.

Ich habe den Eindruck, dass sowohl die Teilnehmer als auch du euch schnell an die neuen Rahmenbedingungen angepasst habt. Wie ist das Fazit nach den drei Wochen?

Die Teilnehmer haben sehr engagiert mitgearbeitet und in kurzer Zeit sehr viel gelernt. Das spiegelte sich auch in dem sehr positiven Feedback wider. Was ich in einer Schulung natürlich nicht vermitteln kann, ist die praktische Erfahrung, die müssen die Teilnehmer nun im Nachgang bei seiner täglichen Arbeit sammeln.

Ich selber bin ebenfalls mit dem Verlauf sehr zufrieden, wir konnten sogar einige zusätzliche Themen noch mit aufnehmen und ich hatte das Gefühl, dass die Teilnehmer auch gut folgen konnten. Es waren anstrengende Wochen – aber es hat auch sehr viel Spaß gemacht.

Für mich habe ich noch mitgenommen, dass die Unterlagen für ein Remote-Training umfangreicher als für eine Präsenzveranstaltung vorbereitet sein müssen. Ich kann als Trainerin bspw. nicht mal eben was an einer Tafel oder auf einem Blatt skizzieren. Bestenfalls hat man deshalb die Grafik vorbereitet und diese ins Skript eingefügt oder schnell abrufbar in der Hinterhand.

Alles in allem war es für beide Seiten ein erfolgreiches Experiment, aus dem wir für zukünftige virtuelle Schulungen viel bzgl. Planung und Aufwand der Vorbereitung lernen konnten. Ich bin der Meinung, dass sich Insbesondere 1:1-Trainings mit der richtigen Vorbereitung auch zukünftig virtuell prima umsetzen lassen!

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