Es war einmal ein Workshop… In Anbetracht aller Covid-19-Kontaktbeschränkungen scheinen Workshops als Form der Zusammenarbeit ein Stück weit in Vergessenheit zu geraten. Das muss aber nicht sein, sagt Senior Consultant Project Management Guido van Amerongen, der auch auf Workshops spezialisiert ist.
Guido, Workshops zum Project Management: Warum machen sie für Unternehmen deines Erachtens trotz aller Kontaktbeschränkungen durch Corona Sinn?
Prinzipiell sind Workshops zum Thema Project Management immer sinnvoll, wenn das Project Management nicht in ausgereifter Form durchgeführt wird. Unternehmen sollten sich da nicht in falscher Zurückhaltung üben. De facto ist es komplett irrelevant, ob Corona-Einschränkungen herrschen oder nicht. Der Unterschied zwischen off- und online ist schlicht und einfach die Art des Workshops.
Prinzipiell sind Workshops zum Thema Project Management immer sinnvoll, wenn das Project Management nicht in ausgereifter Form durchgeführt wird.
Inwiefern musst du besondere technische Herausforderungen bei Online-Workshops beachten?
Bei der technischen Umsetzung gibt es selbstverständlich besondere Herausforderungen. Im Vorlauf haben wir uns zunächst mit der notwendigen Technik intensiv auseinandergesetzt. Da kam eine Vielzahl an Fragen auf: Welche Software-Tools bieten sich an? Was ist das Minimum an Hardware? Als wichtiger Faktor kristallisierte sich dabei die intuitive Nutzbarkeit von Tools heraus. Was nützt die größte Funktionalität, wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Schwierigkeiten in der Anwendung haben? Technik darf in einem Workshop keine Hürde sein.
Zusätzlich ist zu beachten, dass man beispielsweise Umfragen als erweiterte technische Hilfsmittel verwendet. Letztere müssen bei der Dokumentation später natürlich anders behandelt werden als beim ursprünglichen Vorgehensmodell. Wenn man keine Metaplanwände hat und nicht Zettel und Stift in die Hand nehmen kann, sondern stattdessen an der Tastatur arbeitet, hat das schon eine etwas andere Qualität.
Was mir aufgefallen ist: Ein Vorteil von Online-Workshops ist ein deutliches Plus an Zeit.
Welche Unterschiede in Bezug auf den Ablauf hast du festgestellt?
Zum einen sieht man die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht direkt und hat dementsprechend kein optisches Feedback. Außerdem bekommt man das Verhalten innerhalb der Gruppe nicht mit, was bei einem Workshop durchaus ein wichtiger Faktor sein kann. Gruppenarbeit ist technisch über verschiedene digitale Räume abbildbar. Faktisch findet diese unter anderen Prämissen statt. Ich kann nicht mal eben kurz rübergehen und den Zwischenstand einholen oder einen Tipp geben. Auch hier fällt die Gruppendynamik im Vergleich zu der Präsenz vor Ort mehr oder weniger gering aus. Teilweise entfällt sie sogar komplett.
Was mir aufgefallen ist: Ein Vorteil von Online-Workshops ist ein deutliches Plus an Zeit. Durch den Wegfall von Reisezeit bleibt mehr Zeit für den Workshop an sich. Das kann an einem Tag bis zu 1,5 Stunden ausmachen.
Viele Arbeitnehmer vermissen laut Umfragen das berufliche Miteinander. Inwiefern kommt dieser Aspekt auch in den Workshops als Thema an?
Wie schon erwähnt, ist das berufliche Miteinander an der Stelle anders. Es ist selbstverständlich ein Unterschied, ob ein Workshop vor Ort oder als Onlineformat stattfindet. Schließlich macht es sich bemerkbar, ob man Kontakt zueinander oder vielleicht eine Pause gemeinsam hat und damit über den Rahmen der normalen Arbeitswelt hinaus zusammenarbeitet.
Innerhalb eines Workshops unter Corona-Bedingungen beispielsweise über MS Teams hat man immer noch Aspekte, die man in einem Vor-Ort-Workshop hat, aber in etwas abgemilderter Form. Hier ist wichtig, dass teamübergreifend gearbeitet wird. Das führt auf jeden Fall in der jetzigen Situation zu einer Auflockerung des allgemeinen Arbeitsalltags bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern.
Das Interesse und die Mitarbeit der Beteiligten sind ganz wichtig. Nur so kann ein Workshop erfolgreich sein.
Nenne abschließend bitte drei Punkte, die für dich einen gelungenen Workshop ausmachen.
Da würde ich die folgenden Punkte nennen:
- Interesse
Das Interesse und die Mitarbeit der Beteiligten sind ganz wichtig. Nur so kann ein Workshop erfolgreich sein.
- Keine Ablenkung
Unterbrechungen sind das KO-Kriterium für Workshops. Heißt auf gut Deutsch: Während des Workshops Handy aus, keine E-Mails und nicht im Netz surfen oder andere Dinge nebenbei erledigen. Das fällt meist leichter, wenn spezielle Räumlichkeiten benutzt werden.
- Spaß
Der Spaß an einem Workshop sollte als Faktor nicht unterschätzt werden. Die Teilnehmer müssen Spaß an der Sache haben. Ansonsten sind sie nicht frei in ihren Gedanken und das müssen sie sein, um bei einem Workshop über den Tellerrand hinausschauen zu können.
Interesse geweckt? Hier gibt es mehr Informationen zum Project Management bei der Windhoff Group.
